Главная » Декор » Отсутствие подписи главбуха в счете-фактуре. Как оформить подпись главбуха, если он не в штате компании Если в организации нет главного бухгалтера

Отсутствие подписи главбуха в счете-фактуре. Как оформить подпись главбуха, если он не в штате компании Если в организации нет главного бухгалтера

Все документы, сопутствующие оформлению хозяйственных операций, должны подписываться первыми лицами. Без этого они признаются недействительными. Кому принадлежит право подписи первичной документации?

Любой документ признается действительным только при надлежащем оформлении. При этом в зависимости от типа документации различаются и способы ее заверения.

Так подписывать первичные документы вправе весьма узкий круг лиц. Кто имеет право подписывать первичную документацию?

Базовые сведения ^

Любые хозяйственные операции, проводимые в организации, должны оформляться оправдательной документацией. Именуется таковая первичными учетными документами.

На основании их осуществляется бухгалтерский учет. Одним из основных требований к первичным документам является присутствие на них подписи ответственного лица.

При этом действительным документ становится только при его заверении лицом, обладающим правом на подпись первичных документов.

Перечень лиц, владеющих правом на подпись первичной документации, должен быть ратифицирован специальным приказом. Некоторые представители организации обладают данным правом в силу занимаемой должности.

Иногда этот перечень фиксируется в учетной политике организации. В отдельных случаях право подписи может предоставляться третьим лицам.

Прежняя редакция «Закона о бухучете» требовала, чтобы перечень лиц, располагающих правом подписи первичных документов, утверждался непосредственно руководителем организации при согласовании с главным бухгалтером.

В откорректированном законодательстве не предусматривается ни утверждения, ни согласования с кем бы то ни было.

И все же Минфин считает, что список лиц с правом подписи первичной документации должен утверждаться руководителем.

Четкое распределение полномочий внутри организации предотвратит возникновение неясностей и недопонимания.

Определения

Подписью именуется собственноручная роспись должностного лица либо полномочного представителя субъекта, подтверждающая подлинность документа либо заверяющая его копию.

Подпись относится к обязательным реквизитам практически любого официального документа. Состоит реквизит «Подпись» из:

наименование должности подписавшего документ лица;
личной росписи;
расшифровки росписи (фамилия и инициалы).

Важным нюансом является то, на каком документе ставится подпись. При оформлении документа на бланке не требуется указание названия организации в составе реквизита «Подпись».

Если документ оформлен на обычном листе, то указание наименования организации обязательно.

Право подписи первичной документации означает, что подписанный таким образом документ имеет абсолютную юридическую силу. То есть считается официальным документом при любых обстоятельствах.

Что относят к данной категории

К первичной документации причисляются документы, содержащие исходные данные в итоге проведения какой-то хозяйственной операции.

В бухгалтерском учете обойтись без первичной документации попросту невозможно. Такими документами оформляются любые хозяйственные операции в момент их свершения или сразу по окончании.

Именно на основе первичных документов осуществляются все дальнейшие бухгалтерские процедуры.

Основным предназначением первичных учетных документов является подтверждение юридической силы произведенных хозопераций.

При этом устанавливается ответственность отдельных исполнителей за осуществленные операции. Для большей части первичных документов предусмотрены унифицированные формы.

При отсутствии оной организация вправе сама разработать форму документа. Но в любом случае первичный документ должен обязательно иметь такие реквизиты как:

название документа;
дата составления;
название организации;
содержание хозоперации;
перечень ответственных должностных лиц;
личные подписи ответственных лиц.

Правовая база

ФЗ №129 ст.9 от 21.11.1996 гласит, что оформление документов первичного характера требует наличия обязательных реквизитов.

То есть в каждом первичном документе наличествовать должна личная подпись ответственного за проведение операции лица.

Согласно Приказу Министерства Финансов РФ №34н от 29.07.1998 все документы, сопровождающие оформление хозяйственных операций с материальными активами, должны подписываться руководителем организации и главным бухгалтером либо полномочными лицами.

Кто может подписывать первичные документы ^

Согласно Инструкции ЦентроБанка России №28-И от 14.09.2006 (п.7.5, п.7.6) первостепенное право подписи первичных учетных документов предоставлено должностным лицам, представляющим единоличную исполнительную власть.

Также наделяться правом первой подписи могут и другие лица. Основанием становится доверенность, выданная в законодательно установленном порядке.

Право второй подписи возлагается на бухгалтера, ответственного за ведение бухучета. Руководитель может передать право первой подписи другим лицам, руководствуясь приказом либо доверенностью.

При этом этом Письмо ЦБ РФ №31-1-6/1244 от 14.06.2007 указывает, что в документах, наделяющих лицо данным правом должно указываться, что лицу предоставлено право именно первой подписи.

Иногда сотрудник обладает правом подписывать первичные документы в силу занимаемой должности.

В таком случае для подтверждения своих полномочий вне организации субъект должен предъявит документ, указывающий на наличие права подписи (к примеру, должностную инструкцию).

Существуют определенные различия между приказом и доверенностью. Приказ на право подписания первичной документации от имени организации оформляется относительно конкретного должностного лица.

Он функционирует в течение всего периода трудовых отношений с этим работником. В основном приказом учреждается право подписи документов, являющихся внутренними.

Доверенность выдается на определенное физическое лицо, независимо от занимаемой должности. По обыкновению доверенность выдается на обусловленный срок.

Наделение правом подписи от лица организации может осуществляться как по отношению к сотрудникам организации, так и к сторонним лицам.

Но не может наделяться правом первой подписи главный бухгалтер, равно как и иные сотрудники, располагающие правом второй подписи.

В соответствии с Инструкцией ЦБ РФ №28-И от 14.09.2006 (п.7.9) одно лицо не может сразу обладать правом первой и второй подписи.

Формирование списка лиц, имеющих право подписи

Список лиц, располагающих правом подписи первичных документов, должен ратифицироваться руководителем организации при координировании с главным бухгалтером.

Как осуществляются исправления в первичных учетных документах, читайте здесь.

Быть включенным в список может быть всякий сотрудник организации. При отсутствии ответственного лица, правом подписи документов наделяется выполняющее его обязанности лицо либо заместитель ответственного работника.

В такой ситуации обязательно указание действительной должности и фамилии индивида, подписавшего документ. Число лиц, имеющих право подписывать первичную документацию, должно быть минимальным.

Так документы, сопутствующие оформлению операций с финансами обязательно подписываться должны руководителем организации и главным бухгалтером.

При отсутствии оных подписывают бумаги второстепенные должностные лица - заместители.

Образец подписей ответственных лиц и их заместителей должен быть заверен нотариусом в специальной карточке. Таковая предъявляется в банк, обслуживающий организацию.

Подписи лиц, владеющих правом подписи первичных документов, могут заменяться паролем либо иным вариантом авторизации, который дозволяет недвусмысленно идентифицировать подпись конкретного лица.

Это особенно целесообразно при составлении машиночитаемой первичной документации.

Кто утверждает перечень лиц

ФЗ «О бухгалтерском учете» гласит, что перечень лиц, имеющих правом подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации после процедуры согласования с главным бухгалтером.

В то же время лица, обладающие правом на подпись первичных документов, могут уполномочиваться Уставом, приказом или доверенностью.

Например, Приложение к учетной политике может наделить правом подписи одного из учредителей. Важно заранее предусмотреть ситуацию отсутствия главных ответственных лиц.

Например, могут отсутствовать одновременно и руководящее лицо, и главный бухгалтер. На этот случай должен быть заранее готов приказ, определяющий ответственных лиц при необходимости подписания первичных документов.

Нужна ли доверенность

Частичное делегирование полномочий в вопросе подписания первичных документов являет собой весьма удобный инструмент.

Таковой помогает оптимизировать и улучшить рабочий процесс, даже в отсутствие руководителя. Главное это правильно оформить документ на передачу права подписи.

По ст.185 п.1 ГК РФ доверенность это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому. Адресатом является лицо, перед коим доверенный представитель будет блюсти интересы юрлица.

Доверенность выдаваться может на срок не дольше трех лет. При отсутствии даты завершения срока действия, таковым почитается один год с даты составления документа.

Форма доверенности без указания даты создания, признается ничтожной (ст.186 п.1 ГК РФ).

Согласно ст.53 ГПК РФ доверенность от юрлица должна выдаваться за подписью руководителя либо полномочного представителя и скрепляться печатью организации.

Представлять интересы юридического лица, а значит и подписывать первичные документы, без наличия доверенности не может ни одно лицо, если оно не наделено данным правом по характеру занимаемой должности.

Кто подписывает при ликвидации

Ст.62 п.3 определяет, что в случае ликвидации организации все полномочия руководства переходят к ликвидатору.

Исходя из данных нормативов, правом подписи первичных документов при ликвидации обладает непосредственно ликвидатор.

Если первичная документация подписывается директором уже после избрания ликвидатора, то признаваться законной она не может. Обусловлено это завершением полномочий генерального директора, причем увольнение его вовсе не обязательно.

Можно ли не сотруднику организации

Лицо, не являющееся сотрудником организации, может подписывать первичные документы и даже ставить на них печать. Основанием становится доверенность.

Законным обоснованием является ФЗ №129 от 21.11.1996 (ст.9 п.3) «О бухгалтерском учете».

Согласно ему правом подписи первичной документации лица могут наделяться по решению руководителя организации.

То есть в принципе полномочным представителем может стать всякое лицо. На практике правом подписи от лица организации наделяются штатные сотрудники.

Но поскольку данный нюанс в законодательстве не акцентирован, включить в перечень ответственных лиц можно любого индивида.

Например, может потребоваться предоставить право подписи главному бухгалтеру аутсорсинговой фирмы.

Кроме того, закон не воспрещает наделить особыми полномочиями на свершение каких-либо деяний физическое лицо.

Любой человек может получить право подписи первичной документации при наличии доверенности от уполномоченного лица организации.

Доверенность от имени организации выдается после заверения ее подписью главного руководителя и печатью организации (ст.185 п.5 ГК РФ). Нотариального подтверждения такая доверенность не требует.

Кто может подписывать за ИП

Налоговое законодательство не содержит нормы, позволяющей ИП делегировать свои полномочия на подпись первичных документов иным лицам.

Видео: бухгалтерия для начинающих, первичные документы

Все первичные документы индивидуальный предприниматель обязан подписывать сам. Если документы подписаны разными лицами на то неуполномоченными, они не могут приниматься к учету.

Более того, налоговые органы могут счесть это нарушением законодательства и привлечь ИП к ответственности по ст.120 НК. Как правило, это приводит к доначислению налога.

Что касается кассовых документов, то кроме ИП их может подписывать кассир, принятый на должность по трудовому договору (Положение №373-П от 12.10.2011 п.1.6, п.2.1).

Подпись кассовой книги, РКО и ПКО лицом, не имеющим права исполнять обязанности кассира, не законна.

Велик риск, что налоговики посчитают наличность, на которую оформлены документы, неоприходованной и оштрафуют предпринимателя по ст.15.1 КоАП РФ.

Необходимый срок хранения ^

Первичные документы должно хранить независимо от того в каком виде они оформляются, в бумажном или электронном.

Перечень первичных документов, читайте здесь.

Порядок оформления первичных документов по кассе, смотрите здесь.

Согласно ФЗ №129 (ст.9 п.7) налоговый орган может потребовать копии электронных первичных документов в бумажном виде.

Ст.17 ФЗ №129 обязует организации сохранять первичную документацию в течение пятилетнего периода.

В ст.23 НК указано, что сведения бухгалтерского учета и прочие документы, надобные для начисления и выплаты налогов, сберегать надо четыре года.

Документы, которые удостоверяют убыток, переносимый на будущий период, должны сберегаться до момента уменьшения налогооблагаемой суммы на величину понесенного ранее убытка (ст.283 НК).

Четко разграничить бухгалтерскую и налоговую документацию крайне непросто. Потому лучше придерживаться наибольшего срока сохранения, то есть хранить документацию не менее пяти лет.

Для любого документа отсчет срока хранения начинается с первого января года, последующего за годом создания документа.

Первичные документы это основа документальной базы организации. Важно знать и соблюдать правила ее оформления.

Ненадлежащая подпись первичных документов сможет не только стать причиной претензий со стороны налоговой инспекции, но и нарушить деятельность организации в целом.

Как правильно подписывать документы

Подпись удостоверяет подлинность документа и делает его действительным. Неправильная подпись может стать причиной оспаривания в суде и доставить много других неприятностей. Предпринимателям следует знать основные правила визирования документации, чтобы не попасть в неприятные ситуации, когда документ может быть признан не имеющим законной силы.

Кому принадлежит право ставить свою подпись на важной документации, и можно ли это право делегировать другим лицам?
Как разместить свою подпись в соответствии с правилами делопроизводства?
А если подписываться должны сразу несколько лиц?

Необходимость подписи

Вся хозяйственная жизнь организации сопровождается письменным документированием. Уставы, отчеты, декларации, договоры и другие документы имеют юридическую силу, если они совершены в письменной форме, а доказательством письменной формы является наличие на документах подписи сторон или ответственных лиц, имеющих необходимые полномочия.

У кого есть полномочия подписи?

Кто имеет право подписывать тот или иной документ, должно быть четко заявлено в соответствующих нормативных актах, в качестве которых могут выступать:

учредительные документы организации;
должностная инструкция;
локальные нормативные акты;
приказ;
распоряжение;
доверенность.

Абсолютным правом подписи (без доверенности или других специальных обоснований) обладает руководитель, то есть директор либо председатель правления. Его данные обязательно содержатся в госреестре (ЕГРЮЛ или ЕГРИП).

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Если руководитель при регистрации предприятия дает право подписи без доверенности наряду с собой другому лицу или лицам, эта информация также вносится в реестр.

ИП один за всех

Индивидуальный предприниматель, имеющий право выполнять и функции главного бухгалтера, может ставить свою подпись не только на документах, требующих директорской визы, но и расписываться в графе «главный бухгалтер», например, в товарно-транспортной накладной.

Подпись по доверенности

Доверенность – это письменный документ, которым делегируются те или иные полномочия. В нашем случае, это передача права ставить свою подпись. Такую доверенность на право подписи может выдать только то лицо, которое обладает этим правом безоговорочно по учредительным данным, то есть, чаще всего, представитель руководства.

Формат доверенности и формат подписываемого документа должен совпадать. Например, если по доверенности будет подписана сделка, требующая заверения у нотариуса, то доверенность также должна быть нотариально удостоверена.

Если точно следовать правилам, то в документе обязательно должно быть указание на право подписанта выступать от имени организации: подпись на основании учредительных документов, приказа или распоряжения руководства, доверенности.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если доверенность выдается от имени юридического лица, то выдавать ее должен директор либо другое лицо, указанное в учредительных документах.

Кому подписать документ, если директор отсутствует?

Если лицо, обладающее абсолютным правом подписи, по какой-либо причине отсутствует на своем рабочем месте в момент необходимости подписи, такой вариант следует предусмотреть заранее. Возможны несколько способов разрешить такую ситуацию:

Предусмотреть в учредительных документах возможность подписи для заместителя директора или другого должностного лица.
Выдать доверенность на подпись уполномоченному лицу (можно сделать это сразу на длительный срок, например, на год).
Издать приказ или распоряжение на право подписать конкретный документ (единоразовый вариант).
Использовать факсимильный вариант подписи в случаях, когда это не противоречит законодательству.

Подписывает И.О.

Если документ подписывает временно исполняющий обязанности директора или его заместитель, право подписи делегируется ему на основании вышеперечисленных документов. При этом в самой подписи указание на «и.о» ставить не нужно, по правилам ГОСТа требуется только наименование должности, которая у сотрудника, временно взявшего на себя обязанности руководства, осталась прежней. Ее и нужно указать при визировании документа. Недопустимо также применение косой черты и употреблении предлога «за» перед подписью.

ВАЖНАЯ ИНФОРМАЦИЯ! Документы, подписанные исполняющим обязанности с нарушением оформления данного реквизита (с буквами «и.о», слэша или предлога «за») невозможно заверить нотариально, они могут быть оспорены судебным порядком.

На месте директора - подпись исполняющего его обязанности

Если в бланке на месте, предназначенном для подписи, стоит должность директора, а подписывает и.о., то нужно зачеркнуть напечатанную фразу и вписать наименование реальной должности подписывающего. Так же следует поступить, если напечатана фамилия и инициалы отсутствующего руководителя. Исправления делаются в рукописной форме.

На чем не может быть факсимиле?

Оттиск-образец подписи, который так легко передать любому сотруднику и потому очень удобно использовать, можно оставлять далеко не на всех документах. Законные основания запрещают ставить такую подпись, которая не требует «живого» участия уполномоченного лица, на следующих документах:

связанных с банковскими расчетами;
различных ведомостях;
кадровых бумагах;
декларациях;
счетах-фактурах;
кассовых документах;
договорах, которые нужно регистрировать;
доверенностях.

Можно оставлять факсимильную подпись при обмене документами в рамках одного договора, если:

в договоре, подписанном обычным образом, предусмотрена такая возможность;
между партнерами действует соглашение о применении клише-факсимиле.

Такими бумагами могут быть коммерческие предложения, письма, акты, спецификации и т.п.

Как оформляется реквизит «подпись»

Казалось бы, что может быть проще – поставить свою подпись? Между тем, это такой же серьезный реквизит, как и название организации и ее банковские атрибуты. Поэтому правильность его оформления должна совпадать с требованиями, предъявляемыми к делопроизводству.

Элементы подписи

Подпись как реквизит состоит из трех частей.

Наименование должности должно быть указано в полной форме в соответствии со штатным расписанием. Если подпись будет стоять не на официальном бланке, то к названию должности надо обязательно присовокупить и название организации. Пишется с большой буквы. Этот элемент расположен по левому краю документа.
Личная подпись – то, что принято в обиходе называть росписью. К ней особых требований нет: это может быть как росчерк, так и фамилия с одним или несколькими инициалами. По негласным правилам, из росчерка должны быть понятны минимум одна буква из имени и три из фамилии.
Расшифровка подписи – инициалы и фамилия. Она должна полностью совпадать с паспортными данными, вплоть до точек в букве ё, если они присутствуют в удостоверении личности. Размещается на уровне последней строки подписи.

Расположение подписи

Подпись неотделима от текста документа. Если текст заканчивается внизу страницы, то подпись не может быть перенесена на отдельный лист, если кроме нее другого текста на листе не будет. Принято переносить минимум последний абзац, при этом не забывать о правильной нумерации страниц.

Если предусмотрено несколько подписей, то они располагаются одна под другой в порядке убывания номенклатурной значимости должностей.

К СВЕДЕНИЮ! Если подписываются члены комиссии, то указывать нужно не их фактические должности, а их роль в составе комиссии («Председатель», «Член комиссии»). А вот располагать их требуется в порядке субординации.

ИОФ или ФИО?

Порядок размещения инициалов – перед или после фамилии – определен Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст и Унифицированной системой организационно-распорядительной документации «Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Согласно этим нормативным актам, инициалы после фамилии ставятся в следующих случаях:

при адресовании документа физическому лицу (например, Королевой А.П.);
при декларировании или накладывании резолюции при указании исполнителя (например, «Поручение возлагается на Романова И.И.»).

Если подпись является реквизитом, то инициалы помещаются перед фамилией . После инициалов ставится точка, пробелом от фамилии они не отделяются.

Печать на подписи

Использование печати не является обязательным для некоторых форм предпринимательской деятельности, например, для ИП. Но для большинства документов наличие печати удостоверят их подлинность. Использование ее регламентируется обязательными требованиями, которые нужно соблюдать.

Печать не может быть поставлена раньше подписи и тем более на пустом листе.
Если документ составлен на специальном бланке, то печать ставится в предусмотренном для этого месте, отпеченном буквами М.П. («место печати»).
В других случаях печать ставят рядом с подписью, разрешается (но это не обязательно) перекрывать краем печати часть личной подписи. Полностью росчерк перекрывать нельзя, так как подлинность его должна поддаваться удостоверению.

О подписях на первичных документах

Старый Закон о бухучете требовал, чтобы перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов, утверждался руководителем организации по согласованию с главным бухгалтером. Новым же Законом ни утверждение перечня, ни его согласование с кем-либо не предусмотрено. В то же время, по мнению Минфина, руководитель компании по-прежнему должен определять перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов.

Подтверждать полномочия на подписание документов может один из следующих документов:

внутренний распорядительный документ по организации (подписанный руководителем приказ или утвержденное им положение о праве подписи на документах);
доверенность от имени организации, оформленная в соответствии с требованиями Гражданского кодекса, то есть опять-таки подписанная руководителем.

В чем разница между доверенностью и приказом? Приказ на право подписания документов от имени организации оформляется на конкретных должностных лиц, работающих в компании, и действует в течение всего срока трудовых отношений с этими работниками. То есть приказом оформляется распределение полномочий в рамках организации.

Обычно приказом делегируется право подписи тех документов, которые никогда не покидают стен организации. Ведь по общему правилу внутренние распорядительные документы компании на третьих лиц (не состоящих в ее штате) не распространяются. В очень редких случаях нормативные акты устанавливают, что право подписи конкретного вида документов от имени организации предоставляется другим лицам именно приказом. К таким документам относятся счета-фактуры.

Но бывает, что контрагенты требуют именно доверенность, чтобы убедиться в полномочиях лица, подписывающего документ. Тогда, чтобы избежать лишних споров, можно оформить доверенность или одновременно и приказ, и доверенность.

Доверенность, в отличие от приказа, всегда выписывается на конкретное физическое лицо, а не на лицо, занимающее определенную должность. Вы можете указать в доверенности должность, но это необязательно. Обычно доверенность выдается на определенный срок. Если же срок действия в доверенности не указан, то она действует в течение года со дня ее совершения.

Не обойтись без доверенности при передаче права подписи первичных документов от имени компании лицу, которое не является ее работником.

Когда речь идет о работнике организации, следует отразить в его трудовом договоре или должностной инструкции, с которой он должен быть ознакомлен под роспись, его обязанность оформлять первичные документы, право подписи которых ему предоставлено.

И несмотря на то что закон не обязывает руководителя утверждать перечень лиц, имеющих право подписи документов от имени компании, составление и утверждение такого перечня не помешает.

Хорошо, когда в организации все знают, кто отвечает за оформление конкретного документа и за своевременность его поступления в бухгалтерию.

Отдельно остановимся на подписи главного бухгалтера в первичке. Как вы помните, в старом Законе № 129-ФЗ говорилось, что без подписи главбуха денежные и расчетные документы считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. В Законе № 402-ФЗ такой нормы нет. А значит, на первичке подписи главбуха может и не быть. Но есть ряд исключений.

Во-первых, кассовые документы. В Указании Банка России № 3210-У говорится, что кассовые документы должен подписывать главбух, хотя руководитель может уполномочить и иное лицо. Так что для действительности этих документов подпись главбуха не обязательна, если их подписал другой уполномоченный работник. А вот самому главбуху для того, чтобы подписывать кассовые документы, ни доверенность, ни приказ не нужны. Он обладает правом подписи этих документов в силу занимаемой должности.

Во-вторых, счета-фактуры. Здесь все то же самое - НК требует подпись главбуха, но разрешает передать эти полномочия другому лицу.

Полный текст семинара читайте в журнале «Главная книга. Конференц-зал» 2015, № 03

Право подписи генерального директора за главного бухгалтера

Отправить на почту

Право подписи генерального директора за главного бухгалтера - когда может возникнуть необходимость в передаче таких полномочий и что потребуется оформить, чтобы подпись директора за главбуха имела законную силу? Об этом расскажем в нашей статье.

Что нужно оформить для того, чтобы директор мог подписывать документы за главбуха?

Передача права подписи генеральному директору от главного бухгалтера - такое явление нередко возникает в современных условиях хозяйствования. Характерна такая ситуация для малого бизнеса, когда директор совмещает свои полномочия с функциями главбуха.

Если директор при вступлении на должность указал в приказе, что принимает ведение бухучета на себя, оформлять приказы или доверенности специально на право подписи за главбуха не требуется, поскольку:

возможность генерального директора действовать без доверенности от имени компании закреплена законодательством (ст. 69 закона «Об акционерных обществах» от 26.12.1995 № 208-ФЗ, п. 3 ст. 40 закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» от 08.02.1998 № 14-ФЗ);
совмещать директорские функции с «главбуховскими» отдельным категориям коммерсантов позволяет п. 3 ст. 7 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Оформить приказ или доверенность на право подписания каких-либо документов потребуется обязательно, если возникнет прямо противоположная ситуация - главбух расписывается за директора (при его отсутствии по причине болезни, отпуска, командировки и др.).

Как составить приказ или доверенность на предоставление права подписи документов, расскажут размещенные на нашем сайте статьи:

Нюансы подписания документов генеральным директором за главбуха

Проблемы могут возникнуть в том случае, если в форме документа предусмотрены одновременно 2 подписи: директора и главбуха (к примеру, счет-фактура, универсально-передаточный документ и др.). Заполнение обеих строк одинаковыми подписями может вызвать дополнительные вопросы у контрагентов или контролирующих органов.

Если директор приказом возложил функции ведения бухучета на себя, каждому задавшему вопрос о правомерности такой формы подписания документа необходимо предъявить данный приказ.

Если выяснится, что в штате фирмы есть главбух и в документе (в строке, предназначенной для его подписи) стоит расшифровка его фамилии, последствия могут быть следующими:

контрагенты попросят переделать документ, так как подпись и ее расшифровка не соответствуют друг другу;
у контролирующих органов возникнут претензии к документу, составленному с нарушениями, и в некоторых случаях, например при подтверждении вычета по НДС, правомерность такой формы подписания документов придется доказывать в суде. К примеру, в бумажном варианте счета-фактуры подпись главбуха обязательна (п. 6 ст. 169 НК РФ, письмо Минфина России от 27.08.2014 № 03-07-09/42854).

Чтобы избежать недоразумений и не тратить время на доказывание правомерности подписи директора за главбуха, это право можно делегировать иному лицу (не генеральному директору), оформив доверенность или приказ.

Разнообразную информацию о документах и требованиях к их подписанию см. в размещенных на нашем сайте статьях:

Право подписи за главного бухгалтера может быть у генерального директора, если ведение бухучета он принял на себя. В остальных случаях это право лучше возложить на иное лицо, подтвердив такие полномочия доверенностью или приказом.

Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях

schoolaklass

Доверенность На Право Подписи Документов За Главного Бухгалтера Образец

Кто подпишет счет-фактуру. Налоговый кодекс Российской Федерации 1 разрешает подписывать счет-фактуру не только руководителю и главному бухгалтеру: подпись могут ставить и «иные лица». Причина закрепления в законе данной возможности очевидна: если в крупных организациях с большим оборотом руководитель и главный бухгалтер будут подписывать каждый счет-фактуру, то можно предположить, что им придется только этим и заниматься все рабочее время.

Кроме того, и в небольших компаниях при определенных обстоятельствах (болезнь, командировка и т.) руководитель организации и главный бухгалтер могут поручить ставить подпись на этом и других аналогичных документах другому лицу. Однако при подписании счетов-фактур иными, кроме руководителя организации и главного бухгалтера, лицами необходимо правильно оформить как делегирование права подписи, так и саму подпись в счете-фактуре.

На основании доверенности бухгалтер вправе подписывать за листки с правом подписи расчетных ведомостей и иных документов.

Доверенность на право первой подписи: образцы, отвечающие любым условиям, РФ доверенность должна выдаваться в простой письменной форме, за главного бухгалтера (бухгалтера) правом первой подписи документов о. Правила оформления доверенности на предоставление права подписи Опубликованы образцы генеральной, специальной и разовой доверенностей. права подписи счетов-фактур за руководителя или главного бухгалтера. Единой доверенностью можно поручить подписывать этот документ не. Счет-фактура подписывается руководителем и главным бухгалтером право подписи счетов-фактур за руководителя и главного бухгалтера организации. Объем передаваемых полномочий по доверенности на право подписи перечень документов, которые представитель имеет право подписывать. Допустимо ли, чтобы и за руководителя, и за главного бухгалтера расписывалось одно уполномоченное лицо? В каком случае делегирование права подписи следует оформлять приказом, а когда – выдавать доверенность? Какие еще документы потребуется оформить? И др. Налоговый кодекс Российской. Составляем приказ на предоставление права подписи (фото: bradley-law. com). в фирму поступает очень много документов, и справиться с этой кипой одному человеку договоры (в первую очередь рутинно-бытовые);; доверенности. за руководителя и главного бухгалтера – коммерческому директору.

З ачастую ошибка, допущенная в счете-фактуре поставщиком товаров (работ, услуг), может повлечь для покупателя серьезные финансовые потери: он не сможет принять НДС, указанный в этом документе, к вычету (а его размер, как правило, составляет от 10 до 18%). Если компания нарушает требования законодательства, то ей не избежать конфликтных ситуаций как с налоговыми органами, так и со своими контрагентами, которые будут требовать выставления правильно оформленных счетов-фактур с приложением копий документов, подтверждающих полномочия подписавших их лиц.

ololotrololo.weebly.com

Страница не найдена Извините, запрашиваемый Вами ресурс не найден. Вы можете вернуться обратно, или перейти на главную страницу и воспользоваться поиском. Состояние базы Всего документов: 233329 На казахском языке: 116993 На русском языке: 115930 На английском языке: 406 Дата обновления: 08.06.2018 […]
Консультация юриста онлайн Быстрый ответ - на срочный вопрос, ответ в течение часа 100% гарантия консультации юриста Круглосуточная онлайн консультация 24/7 Понятные ответы на вопросы любой сложности Всегда на связи адвокаты юристы онлайн прямо сейчас Реальная консультация от живых юристов Ответ сразу […]
Как правильно: женщина - гражданин или гражданка России? 23 декабря 2013 17:08 Администрация города Екатеринбурга в рамках проекта «Екатеринбург говорит правильно» обращается к сложным вопросам письменной официально-деловой речи. При заполнении анкет и других официальных документов заявитель нередко сталкивается с […]
Является ли займ доходом при упрощенной системе налогообложения (УСН) В состав доходов и объектов налогообложения принимаются не все активы. Содержание Заемные средства не являются выручкой и не подлежат обложению единым налогом. Общие сведения ^ Займ – поступление средств, не связанных с оборотом товаров, работ […]
Как можно написать и грамотно оформить жалобу на управляющую компанию в жилищную инспекцию? Жилищная инспекция – это первая инстанция, в которую обращается недовольный жилец после того, как управляющая компания не исполнила его требования, изложенные в претензии. Некоторые потребители коммунальных услуг и вовсе […]
Где купить страховку ОСАГО в Саратове Наличие полиса обязательного страхования автогражданской ответственности (ОСАГО) является законодательно закрепленной нормой для всех автовладельцев на территории РФ. Наличие полиса ОСАГО позволяет компенсировать ответственность виновники ДТП пострадавшей стороне в объеме […]
Что делать если есть страховка но нет техосмотра "Особенности языка закона: Речевые особенности официально-делового стиля вообще в полной мере свойственны и языку законов как его подстилю. Более того, в языке законов эти особенности встречаются в концентрированном виде и используются с повышенной строгостью. В […]
Статья 59 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ Федеральный закон от 05.04.2013 № 44-ФЗ О КОНТРАКТНОЙ СИСТЕМЕ В СФЕРЕ ЗАКУПОК ТОВАРОВ, РАБОТ, УСЛУГДЛЯ ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННЫХ И МУНИЦИПАЛЬНЫХ НУЖД (в ред. Федеральных законов от 02.07.2013 № 188-ФЗ,от 28.12.2013 № 396-ФЗ, от 04.06.2014 № 140-ФЗ, от 21.07.2014 № […]

Подпись главного бухгалтера на счете-фактуре обязательна. Причем он подписывает счета-фактуры без доверенности. А кто вправе поставить свою подпись вместо подписи главбуха, находящегося в отпуске?

Кто подпишет банковские документы

Очень существенный вопрос – подписание банковских документов. Если замещающему главного бухгалтера работнику предоставляется право подписи банковских документов на длительный срок, то следует заново оформить банковские карточки. В них, помимо образцов подписей руководителя и главбуха, должны быть зафиксированы и образцы подписей замещающих лиц. Только тогда эти лица смогут подписывать платежные поручения и чеки. Право подписи замещающим лицам можно предоставить и временно, тогда к имеющейся карточке необходимо оформить в банке временные карточки с образцами подписей.

Если у вас стоит система «Банк-клиент», то оформлять банковские карточки для платежных поручений не придется, достаточно просто передать ключи ЭЦП главного бухгалтера для подписи электронных документов. Это необходимо отразить в приказе о передаче полномочий на время отпуска главного бухгалтера.

Налоговая проверка, когда главбух в отпуске

Если во время отпуска главного бухгалтера в организацию придет налоговая проверка, то из-за его отсутствия переносить ее никто не будет.

А вот если налоговики просят вас представить документы или информацию, то вы можете в связи с отпуском главного бухгалтера ходатайствовать о продлении срока их представления согласно пункту 3 статьи 93 Налогового кодекса.

Если к вам поступит требование о представлении документов в рамках встречной проверки, отпуск главбуха может стать поводом, чтобы продлить срок предоставления документов и информации согласно пункту 5 статьи 93.1 Налогового кодекса.

Документооборот не должен «встать»

Ну и теперь о самом главном – о документообороте.

Главный бухгалтер организации ушел в ежегодный отпуск. Может ли в его отсутствие кассовые документы подписывать его заместитель? Как это оформить? Читайте в статье.

Вопрос: Может ли заместитель главного бухгалтера подписывать кассовые документы во время отпуска главного бухгалтера?Образца в карточке подписей в банке на заместителя главного бухгалтера нет.

Ответ: Да, на время отсутствия главного бухгалтера право подписи кассовых документов можно закрепить за заместителем. Для этого оформите доверенность или приказ. При этом не имеет значения того, что образца в карточке подписей в банке на заместителя главного бухгалтера нет. Подписывать кассовые и банковские документы могут разные лица

Руководитель сам должен назначить перечень людей, которые имеют право подписывать первичные учетные документы (п. 14 Положения, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н , ). В этом случае в документах нужно указать фамилию и инициалы сотрудника, а не главного бухгалтера.

Кто может подписывать бухгалтерские документы в организациях

Все первичные документы составляйте при совершении операции (сделки, события). А если это невозможно - непосредственно после окончания операции (сделки, события). Ответственность за оформление несут сотрудники, которые подписали первичный документ.

Вместе с тем, порядок подписания документов, которыми оформляются операции с денежными средствами, регулируется, в частности, указанием Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Положением Банка России от 19 июня 2012 г. № 383-П .

В любом случае первичный документ должен быть подписан таким образом, чтобы можно было идентифицировать тех, кто его подписал (лиц, ответственных за оформление операции). То есть подписи в документе в обязательном порядке должны быть расшифрованы .

Из формы

ПРИКАЗ № 1

г. Москва 01.07.2014

На основании пункта 4.3 Указаний Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У приказываю предоставить право подписи приходных и расходных кассовых ордеров за бухгалтера кассиру А.В. Дежневой.

Семь неотложных дел, которые избавят главбуха от работы в отпуске

Заместителю не нужно доплачивать за время отпуска главбуха

Сообщите в инспекцию о своем отпуске

В отдел продаж отдайте приказ о том, что счета-фактуры подписывает зам

В июле начнется отчетная кампания за полугодие, поэтому отпуск главбух берет обычно в июне или в августе — сентябре. Чтобы коллеги не превратили отдых в работу, до отпуска передайте свои полномочия заму, сообщите о своем отсутствии заинтересованным лицам и выдайте инструкции подчиненным. Особые памятки для замглавбуха, директора, расчетчика зарплаты и кассира — в статьях «Две памятки для руководства, которые обеспечат главбуху спокойный отпуск » и «Еще две памятки для подчиненных, которые сократят ошибки во время отпуска главбуха ».

Дело 1. Передать полномочия сотруднику, который будет замещать главбуха

Замещать главбуха на время его отпуска может как его зам, так и другой сотрудник. Когда есть официальный заместитель, в его должностные обязанности уже входит исполнение обязанностей главбуха во время его отсутствия. Если зама нет, дополнительные обязанности официально возложите на бухгалтера или старшего бухгалтера. К примеру, в виде совмещения должностей (ст. 60.2 ТК РФ). Для этого нужно:

—получить письменное согласие работника;
—установить ему доплату;
—подписать допсоглашение к трудовому договору;
—издать приказ о совмещении должностей.

Дело 2. Сделать заместителю доверенность

У ревизоров и контрагентов обычно возникают претензии и лишние вопросы к «чужой» подписи на документах. Чтобы их избежать и заместитель мог представлять интересы компании, оформите ему доверенность. Для простоты мы будем называть замом любого сотрудника, который исполняет обязанности главбуха, независимо от его должности. Образец доверенности смотрите ниже.

Образец 1. Доверенность на передачу полномочий главбуха на время отпуска

Дело 3. Оформить или передать электронную подпись для сдачи отчетности

Чтобы налоговики не заблокировали счет из-за неполучения требования, нужно ежедневно проверять сообщения от инспекции. Для этого перед отпуском предоставьте заму доступ к системе электронной отчетности, а также обеспечьте электронно-цифровой подписью. Сделать это можно двумя способами: либо оформить на него отдельный сертификат, либо передать свой.

Плюс оформления отдельного сертификата — безопасность: каждый отвечает за свою подпись. Но минусов гораздо больше — придется обращаться в сервисный центр и оплачивать формирование подписи. В инспекцию надо передать доверенность на право получать документы в инспекции. Кроме того, из-за нескольких сертификатов в компании происходит путаница при получении писем от инспекции (также см. статью «C 1 июля опасно уклоняться от получения электронных требований налоговиков » этого номера).

Если зама нет, дополнительные обязанности возложите на старшего бухгалтера официально

На практике сертификат обычно передают на основании приказа. Закон этого делать не запрещает. В пункте 1 статьи 10 Федерального закона от 06.04.11 № 63-ФЗ сказано, что нельзя допускать использование усиленной цифровой подписи без согласия ее владельца. Получается, что с согласия можно. Это нам подтвердили и специалисты операторов электронного документооборота. Согласие оформляют в виде приказа руководителя, на котором ставятся отметки о фактической передаче ключа с указанием даты (см. образец ниже). Его также можно оформить отдельными актами о передаче и возврате подписи.

Образец 2. Приказ о передаче электронной подписи

Безопасность от передачи не страдает. Сертификат жестко связан с физическим носителем — USB-токеном, который выглядит как обычная флешка. Электронную подпись нельзя скопировать. А периоды пользования сертификатом будут четко оговорены в приказе, поэтому понятно, кто и куда отправлял сообщения или отчетность.

Дело 4. Решить вопрос, кто будет визировать платежки

По закону директор обязан лично подписывать своей подписью каждое платежное поручение. Если у главбуха есть право второй подписи, то на время отпуска он должен официально через банк передать его заместителю. Банк сформирует для него отдельный сертификат подписи.

На практике электронную подпись для платежных поручений компания нередко оформляет лишь на директора. Фактически ее передают сотруднику, который ведет счет 51 «Расчетный счет». Так делать нельзя, но многие так и поступают. При такой схеме работы главбух задействован здесь лишь для проверки выписки по счету. Поэтому отпуск первого лица бухгалтерии не помешает работе.

Если главбух сам проводит платежки в системе «Клиент — банк» по подписи директора, то на время отпуска он передает ее заму. Оформлять передачу документально нельзя. Это незаконно.

Дело 5. Сообщить об отпуске в инспекцию и фонды

Отпуск главбуха налоговики и суды не всегда принимают как оправдание

Сообщить о своем отпуске ревизорам можно в произвольной форме. Не факт, что они учтут ваши планы, но хуже не будет. В одном из споров из-за отпуска главбуха и одновременной болезни директора налоговики сами отложили дату рассмотрения материалов по результатам проверки (постановление Президиума ВАС РФ от 23.03.10 № 13751/09). Правда, компания воспользовалась этим в недобросовестных целях и провела реорганизацию, что и послужило основанием для спора. В другом деле суд отложил заседание из-за отпуска главбуха (постановление ФАС Московского округа от 02.04.09 № КГ-А40/1099-09).

Дело 6. Попросить об отсрочке по неожиданному требованию

Если перед отпуском вы получили требование из инспекции или фонда предоставить пояснения или документы, попросите у контролеров отсрочку. Сделать это можно в произвольной форме, но не позже дня, следующего за получением требования (п. 3 ст. 93 НК РФ и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ).

В письме укажите причину отсрочки. Желательно, чтобы их было несколько, а не только отпуск главбуха. К примеру, большой объем документов, их нахождение в другом офисе из другого региона, отпуск бухгалтеров согласно графику отпусков и т. д. Уточните, на какой срок просите отсрочку — 5—10 рабочих дней. Отсрочку на неопределенный срок контролеры вряд ли предоставят.

В течение двух рабочих дней инспекция или фонд должны принять решение. При отказе подготовьте план работы для сотрудников: какие документы кто ищет, что копировать, как оформить копии и когда последний срок для отправки документов.

Дело 7. Сообщить коллегам о своем отсутствии

Коллег, с которыми обычно контактируете в течение рабочего дня (отдел кадров, коммерческий отдел и т. д.), уведомите электронным письмом. Сообщите им, к какому сотруднику, по какому вопросу обращаться, пока вы в отпуске. К примеру, так:

«Коллеги! С 15 по 30 июня я буду в отпуске. По всем вопросам обращайтесь к Петровой Полине Петровне, моему заместителю. Ее адрес: [email protected], внутренний телефон 1234.
Счета-фактуры подписывает тоже Полина Петровна. Скан приказа о том, что она имеет на это право, — во вложении. Если клиент, получивший счет-фактуру, потребует подтвердить полномочия лица, подписавшего его, вышлите ему этот скан».

Есть способ не беспокоиться в отпуске о том, что некому подписать срочный документ

В банке можно оформить вторую карточку с образцами подписей
ЭЦП для сдачи отчетности стоит передать заму

Утвержденные формы многих финансовых документов содержат такой реквизит, как подпись главного бухгалтера. Соответственно, отсутствие в организации этого сотрудника может создавать дополнительные трудности. Разберемся, как решить возможные проблемы.

По закону

Ситуация с отсутствием в организации бухгалтерской службы и должности главного бухгалтера довольно типична. Более того, такую возможность дает закон, она прямо предусмотрена статьей 7 ФЗ «О бухгалтерском учете». Эта норма допускает несколько вариантов организации бухгалтерского учета в зависимости от вида и размера бизнеса. Так, для малых и средних компаний наличие в штатном расписании и офисе такого сотрудника не обязательно. Тут может возникнуть вопрос - как понять, относится ли моя компания к этим типам юридических лиц? Напомню, что в России существует ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации». Он определяет критерии для отнесения организаций к субъектам малого и среднего бизнеса, среди которых: суммарная доля участия государства и субъектов крупного бизнеса (до 25%); среднегодовая численность работников (до 250 человек); размер годовой выручки (не более одного миллиарда рублей) и балансовая стоимость активов. Необходимо понимать, что установленные в законе показатели могут меняться с течением времени.

Избранный руководителем вариант бухучета нужно прописать в . В будущем его может изменить директор фирмы в любой момент. Стоит иметь в виду, что компания может превышать установленные показатели. Правда, не системно. Если нарушения критериев будут повторяться два года подряд, то фирма может утратить статус субъекта малого или среднего бизнеса, что повлечет соответствующие изменения в организации ведения бухгалтерского учета.

Штатный специалист

Большинство организаций, которые не могут позволить себе бухгалтерскую службу или не испытывают в ней необходимости, как правило, берут на работу специалиста учета, как пишут в вакансиях, «в единственном числе» или «с функцией главного». Обратите внимание: в трудовом договоре такого специалиста нужно подробно прописать его обязанности, в том числе, на подписание . Кроме того, руководителю необходимо издать соответствующий приказ, дающий этому сотруднику право подписи бумаг.

Поскольку ведение учета передано иному юридическому лицу или предпринимателю, то они вовсе не обязаны находиться по месту расположения организации, также как и ее документы и бухгалтерская база. Это порой дает возможность защитить бумаги и данные при внеплановых проверках различных государственных органов.

Что касается «автографов» на первичных документах, то статья 9 Закона «О бухгалтерском учете», требует, чтобы в таких бумагах была указана должность лица, их подписывающего. В данном случае необходимо писать «бухгалтер». Это может повлечь дополнительные трудности чисто бюрократического свойства. Те, организации, которые тщательно относятся к первичной документации, могут потребовать комплект документов, подтверждающих, что обязанность ведения учета возложена именно на этого специалиста. Такое поведение особенно характерно для государственных организаций и крупных компаний. Те, кто часто сталкиваются с подобными проблемами, всегда имеют наготове отсканированный пакет документов. Скорее всего, придется предоставлять учетную политику и приказ. Этого должно хватить, хотя некоторые предприятия с «корпоративной культурой» могут выдвигать самые невероятные требования.

Можно, конечно, оставить в бумаге название должности «главный бухгалтер». Как правило, это избавляет от ненужных вопросов, однако влечет две новые проблемы. Во-первых, нарушаются правила ведения учета, хоть и не грубо, и ответственность за них не предусмотрена. Но в ходе налоговой или аудиторской проверки ревизоры непременно обратят на это внимание. Во-вторых, такой документ не будет соответствовать предъявляемым законом формальным требованиям, что, в свою очередь, даст инспекции повод исключить данную бумагу из списка документов, позволяющих уменьшить налогооблагаемую базу.

На подряде

Организация вправе заключить договор на ведение бухгалтерского учета с индивидуальным предпринимателем или соответствующей компанией. Некоторые фирмы передают ведение учета физическому лицу, не являющемуся ИП. Однако такие действия могут повлечь негативные последствия. Инспекция вправе переквалифицировать такие отношения в трудовые. В этом случае фирму ждет доначисление всех соответствующих налогов и взносов вместе с пенями и штрафами.

Сам специалист, непосредственно занимающейся ведением учета, должен отвечать установленным законодательством требованиям. Они касаются наличия профессионального образования, стажа работы по специальности и отсутствия судимостей.

На заметку

Документ, подписанный бухгалтером «с функцией главного», не будет соответствовать предъявляемым законом формальным требованиям, что, в свою очередь, даст инспекции повод исключить данную бумагу из списка документов, позволяющих уменьшить налогооблагаемую базу.

Передача функций по ведению учета индивидуальному предпринимателю или уполномоченной бухгалтерии также должна найти отражение в учетной политике компании. В подтверждение того факта, что бухучет ведет лицо, не состоящее в штате организации, контрагент может потребовать предъявить договор с соответствующей фирмой или ИП. По этой причине в такие контракты рекомендуется либо не включать пункт о конфиденциальности, либо особо оговаривать случаи разглашения условий договора третьим лицам.

Важно понимать, что поскольку ведение учета передано иному юридическому лицу или предпринимателю, то они вовсе не обязаны находиться по месту расположения организации, также как и ее документы и бухгалтерская база. Это порой дает возможность защитить бумаги и данные при внеплановых проверках различных государственных органов.

Что касается «первички», то вместо главного бухгалтера документ может подписывать ИП либо руководитель организации, которой передано ведение учета. Вместо слов «главный бухгалтер» тогда пишется «индивидуальный предприниматель» и его ФИО. Если речь идет об фирме, то необходимо указать ее название, организационно-правовую форму, название должности руководителя и его ФИО.

Как и в предыдущем описанном случае, можно попытаться упростить жизнь себе и контрагентам, но последствия будут идентичными.

Все в одних руках

Вести учет может и руководитель фирмы. Это наименее трудоемкий и малозатратный способ. Законодательство не запрещает, директору иметь помощника, который фактически будет заниматься оформлением всех документов. Важно лишь, чтобы начальник подписывал все бухгалтерские бумаги и нес ответственность за ее содержание.

Как и в предыдущих случаях, свое решение руководитель оформляет в учетной политике организации.

При заполнении «перивички» в этом случае в поле «главный бухгалтер» указывается ФИО руководителя организации и ставится его подпись. Как правило, подобное оформление документов взывает мало вопросов и у контрагентов, и у различного рода проверяющих. Тем не менее, учитывая, что самостоятельное ведение учета допускается только для субъектов малого и среднего бизнеса, организации необходимо будет подтвердить данный статус. Для этого потребуется представить контрагенту актуальную («свежесть» каждой компанией определяется самостоятельно) выписку из ЕГРЮЛ, где будут указаны учредители, сведения о среднесписочной численности работников за предшествующий календарный год (форма 1110018) за последние 2 года, а также балансы организации за такой же период.

Таким образом, действующее законодательство предоставляет достаточное количество вариантов организации бухгалтерского учета в компании. Это позволяет любому предпринимателю выбрать удобную для него форму. Важно учитывать особенности каждого варианта и не относиться к ним формально. Тогда проблемы сведутся к минимуму.

Николай Визер , старший юрисконсульт юридической компании «Туров и Побойкина-Сибирь», для журнала «Расчет»

Энциклопедия по правилам учета и налогообложения

Бератор онлайн - уникальная электронная энциклопедия, позволяющая пользоваться самой актуальной информацией для бухгалтера везде, где есть компьютер и интернет.

А утсорсинг бухгалтерских услуг приобретает все большую популярность. В связи с этим у компаний возникает вопрос: как оформлять подпись главбуха на документах, если ведение бухгалтерии отдается сторонней организации? При этом ведь надо наделить сотрудника, который не входит в штат компании-заказчика, правом второй подписи в организации. О том, как это сделать, журнал «Налоговый учет для бухгалтера» поговорил с ведущими экспертами отрасли.

Юлия Тарасова, юрист корпоративного департамента LEVINE Bridge law firm

Отсутствие штатного бухгалтера и передача полномочий по бухгалтерскому учету сторонней организации - довольно распространенная ситуация. В связи с этим на практике часто возникает вопрос, как правильно оформлять документы, чтобы за главного бухгалтера организации документы могло подписывать третье лицо - представитель аутсорсинговой компании.

Здесь есть ряд нюансов, на которые, несомненно, стоит обратить внимание. Это позволит избежать привлечения к ответственности за нарушение правил учета доходов и расходов организации (вследствие подписания первичных документов не уполномоченными должным образом лицами и последующего возможного признания налоговыми органами необоснованными и неподтвержденными расходов организации по данным первичным документам). Ведь согласно положениям ст. 120 НК РФ штраф, налагаемый на организацию за данное нарушение, может составить от 10 000 до 40 000 рублей и выше, в зависимости от конкретного вида нарушения. Кроме того, в соответствии с п. 4 ст. 108 НК РФ в случае привлечения организации к ответственности ее должностные лица при наличии необходимых оснований не освобождаются от административной, уголовной и иной ответственности за допущенные нарушения. Поэтому должностное лицо организации (в частности, директор) может быть привлечен по ст. 15.11 КоАП РФ (штраф в размере от 5000 до 20 000 рублей или дисквалификация на срок от 1 до 2 лет).

Поскольку гражданское и трудовое законодательство специальных норм об аутсорсинге не содержит, к таким правоотношениям применяются нормы о возмездном оказании услуг. Согласно положениям п. 1, 4 ст. 185 Гражданского кодекса РФ, правомочия, равносильные доверенности, будут распространяться и на случай, когда полномочия представителя содержатся в договоре (в том числе между представителем и представляемым).

Таким образом, чтобы подписант от сторонней организации стал уполномоченным для большинства случаев, необходимо в договоре об оказании услуг по бухгалтерскому учету четко прописать:

чьи полномочия передаются сторонней организации (в нашем случае - главного бухгалтера);
какое физическое лицо - представитель сторонней организации - вправе подписывать документы за главного бухгалтера (Ф.И.О., паспортные данные, должность в сторонней организации);
право на подписание каких конкретно документов передано по договору уполномоченному лицу сторонней организации (перечислить все необходимые документы).

Прописав в договоре эти аспекты, в дальнейшем при подписании документов уполномоченным лицом в реквизите подписи достаточно указать «Главный бухгалтер (согласно договору от _____ № __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты договора об оказании услуг по бухгалтерскому учету.

Вместе с тем существуют исключения, распространяющиеся на налоговые отношения, а также отношения, связанные с начислением и уплатой страховых взносов. Так, для подписания документов за главного бухгалтера в этих сферах подписанту от сторонней организации будет необходимо дополнительно оформить доверенность в соответствии с действующим законодательством РФ (исходя из п. 3 ст. 26, п. 3 ст. 29 НК РФ, ч. 8 ст. 13 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», п. 17 Положения по бухгалтерскому учету «Бухгалтерская отчетность организации» (ПБУ 4/99), утвержденного приказом Минфина РФ от 06.07.1999 № 43н, и п. 38 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

В этом случае должность в реквизите подписи на документах будет выглядеть следующим образом: «Главный бухгалтер (по доверенности от ______ № __)», где в пропущенных графах необходимо обозначить реквизиты выданной от организации-заказчика услуг доверенности.

Отдельно стоит обратить внимание читателей на случаи неправильного употребления реквизитов подписи главного бухгалтера при передаче его полномочий сторонней организации: так, использование словосочетаний «и.о. главного бухгалтера», «врио главного бухгалтера», «за главного бухгалтера» не является оправданным с точки зрения действующего законодательства. Дело в том, что нормы законов не содержат таких понятий, а в общепринятом значении они связываются лишь с временной передачей полномочий одного сотрудника другому внутри организации (на случай больничных, отпусков, внутреннего совместительства и т.п.).

Таким образом, порядок наделения полномочиями подписания документов за главного бухгалтера представителя аутсорсинговой компании зависит от категории того или иного подписываемого документа (документы по кадровому учету; документы, связанные с налоговыми обязательствами; документы по начислению и уплате страховых взносов и т.д.).

Татьяна Евдокимова, эксперт сервиса «Контур.Бухгалтерия» компании СКБ Контур

В настоящее время аутсорсинг весьма распространен в деловой среде. В основном потому, что такая форма получения услуг помогает организации существенно сэкономить на расходах на оплату труда специалиста, который требуется в компанию периодически или на неполный рабочий день. Причем одним из наиболее распространенных можно назвать бухгалтерский аутсорсинг. На рынке существует большое количество предложений от бухгалтерских фирм, которые предлагают свою помощь в ведении учета и составлении бухгалтерской и налоговой отчетности.

Поскольку бухгалтерию компании ведет аутсорсинговая компания, у директора могут возникнуть вопросы: кто должен подписывать отчетность, ставить подпись на документах в графе «главный бухгалтер»? И прочие.

Рассмотрим эту ситуацию. В Федеральном законе от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон о бухучете) сказано, что ответственность за ведение бухгалтерского учета возлагается на руководителя. При этом он может привлечь к ведению учета сотрудника или организацию, а также вести учет лично (ст. 7 Закона о бухучете).

Возложить обязанности главного бухгалтера можно на обслуживающую организацию, однако это в обязательном порядке должно быть прописано в договоре между обслуживаемой компанией и аутсорсинговой фирмой. Причем последние иногда предоставляют услугу «главный бухгалтер» за дополнительную плату.

Итак, какие документы и кто сможет подписывать? В ст. 26 НК РФ указано, что налогоплательщик (организация-заказчик) в отношениях с налоговой инспекцией может действовать через уполномоченного представителя. Такой представитель осуществляет свои полномочия на основании доверенности, которая выдается в соответствии с требованиями гражданского законодательства (п. 1 и 3 ст. 29 НК РФ).

Уполномоченное лицо аутсорсинговой компании может подписывать налоговую декларацию обслуживаемой организации, подтверждая полноту и достоверность указанных в ней сведений (п. 5 ст. 80 НК РФ). При этом к налоговой отчетности обязательно прилагается копия доверенности, подтверждающая полномочия представителя на подпись этого отчетного документа.

Что касается бухгалтерской отчетности, то ее подписание руководитель организации также может поручить на основании доверенности уполномоченной бухгалтерии. Подобный вопрос был рассмотрен в письме ФНС России от 26.06.2013 № ЕД-4-3/11569@. В нем налоговики сослались на письмо Минфина России от 30.04.2013 № 07-01-10/15212, в котором финансисты указали, что в Законе о бухучете не содержится положений, ограничивающих право руководителя экономического субъекта передавать свои полномочия по подписанию бухгалтерской (финансовой) отчетности иному лицу на основании доверенности.

Теперь остановимся подробнее, как должен выглядеть реквизит подписи на документах, представляемых контролирующим органам. Если директор компании перепоручает по доверенности подготовку и сдачу отчетности директору бухгалтерской фирмы, то заверяющая подпись на отчете проставляется уже в специальном разделе, отведенном для подписи уполномоченного представителя с указанием реквизитов документа, дающего право подписи: даты и номера доверенности. Обращаем особое внимание, что в случае подписания отчетности уполномоченным представителем, обязательным в качестве приложения к такому отчету является доверенность. В случае отправки отчета по телекоммуникационным каналам связи, скан доверенности также прилагается в подписываемый и передаваемый для налоговой инспекции пакет документов.

Если доверенность не приложите, то налоговики могут отказать в приеме документов, поскольку право действовать без доверенности от имени организации есть только у исполнительного органа компании - руководителя.

Что касается подписи главного бухгалтера на первичных документах, то это также должно быть оговорено в договоре с аутсорсинговой компанией.

Нередко возникает вопрос, как лучше проставить саму подпись на первичном документе «по доверенности» или «исполняющий обязанности главного бухгалтера». Обратите внимание: если право подписи было получено по доверенности, то и формулировка должна быть соответствующей.

Подпись в виде «исполняющий обязанности» может быть поставлена, лишь если человек действительно выполняет должностные обязанности временно отсутствующего сотрудника. Когда же такая должность, как «главный бухгалтер», в штате компании отсутствует, то как можно временно исполнять обязанности по ней (см. ст. 60.2 ТК РФ, п. 2 разъяснений Госкомтруда СССР, ВЦСПС от 29.12.1965 № 30/39 «О порядке оплаты временного заместительства», утвержденных постановлением Государственного комитета Совета Министров СССР по вопросам труда и заработной платы, Секретариата ВЦСПС от 29.12.1965 № 820/39)?

В заключение добавим: чтобы документ имел юридическую силу, его нужно не только верно составить, но и подписание должно быть осуществлено уполномоченным на это в соответствии с законодательством лицом.

Дмитрий Коваленко, директор департамента бухгалтерских услуг BDO Unicon Outsourcing

Как оформлять подпись главбуха на документах, если ведение бухгалтерии отдается на аутсорсинг? Ответ на этот вопрос звучит просто: не оформлять вовсе. Закон требует подписи главного бухгалтера только в очень ограниченном перечне документов. А на практике вместо главного бухгалтера такие документы подписывают на основании доверенности от генерального директора уполномоченные представители.

Годовая и квартальная финансовая отчетность, налоговая отчетность не требуют подписи главного бухгалтера. Баланс подписывает руководитель компании. Большую часть финансовых документов на сегодняшний день подписывает либо руководитель компании, либо уполномоченное на подписание конкретного документа лицо. То есть поставить, например, на счете-фактуре подпись может любой сотрудник предприятия, так же как и специалист аутсорсинговой компании, имеющий доверенность от директора.

По факту для руководителя это означает, что он один несет на себе всю ответственность за действия компании и все риски ложатся именно на него. И это одна из причин, по которой многие руководители организаций предпочитают передавать бухгалтерское обслуживание на аутсорсинг. В таком виде директор может управлять рисками, а в качестве основного инструмента управления выступает договор с провайдером. Директорам компаний важно иметь возможность обратиться к независимому эксперту, который не заинтересован в искажении финансовой информации и отвечает за корректность своих действий своим добрым именем, а зачастую и деньгами.

Вера Иритикова, профессиональный управляющий документами, документовед, приглашенный лектор Российской академии народного хозяйства и государственной службы при Президенте РФ

Действительно, сотрудник компании-аутсорсера должен быть наделен соответствующими полномочиями. В соответствии с Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» руководитель организации - экономического субъекта возлагает на главного бухгалтера, бухгалтера или иного счетного работника ответственность за ведение бухгалтерского и налогового учета организации. Кстати, функции счетного работника может выполнять и сам руководитель. Такая ответственность возлагается приказом по основной деятельности. Права подписания соответствующих документов возникают с даты возложения подобных обязанностей.

Ведение бухгалтерского и налогового учета на условиях аутсорсинга передается сторонней компании на основании договора. Одним из его условий является точное указание должности, фамилии, имени и отчества основного сотрудника компании-аутсорсера, который будет вами заниматься (а в случае его временного отсутствия - замещающего его лица). Приказом по основной деятельности руководитель организации возлагает на него функции ведения бухгалтерского и налогового учета с предоставлением права подписания соответствующих первичных учетных, отчетных и бухгалтерских документов. В качестве основания в приказе указываются дата и номер договора об оказании услуг с компанией-аутсорсером.